Secretariado (PT) 

Missão da Função

• Realizar as atividades de secretariado inerentes às diferentes áreas, em alinhamento com as orientações superiores, políticas instituídas e normativos aplicáveis, de modo assegurar o atendimento telefónico, organização logística, tratamento de correspondência e a gestão de agendas.

Responsabilidades:

• Apoiar as atividades subjacentes aos processos administrativos e de secretariado, como redação de documentos, receção, expedição e registo de correspondência, apoio logístico, gestão documental, por forma a garantir as condições adequadas ao desenvolvimento da atividade;
• Realizar o atendimento telefónico e estabelecer contacto com clientes ou parceiros internos e externos, transmitindo e encaminhando para os destinatários os pedidos de informação, por forma a assegurar os contactos necessários ao funcionamento da organização;
• Efetuar a gestão de agenda da Administração, realizando a marcação/ desmarcação de compromissos, apoiando na interface interna e externa e comunicando os agendamentos efetuados, com vista a facilitar a organização diária/semanal/mensal dos eventos existentes;
• Efetuar a receção e atendimento institucional de visitantes, assegurando uma conduta e imagem profissional;
• Apoiar as atividades subjacentes aos processos de contabilidade, tesouraria, fiscalidade, gestão de seguros, controlo de gestão, compras, logística e/ou recursos humanos por forma a garantir a consecução dos objetivos da área;
• Apoiar na preparação da informação necessária para a construção dos mapas contabilístico-financeiros e indicadores de suporte à elaboração e acompanhamento do orçamento de gestão, com vista a providenciar informação atempada, rigorosa e fiável de suporte à sustentação do exercício;
• Auxiliar na organização das informações inerentes às obrigações de reporte, de modo a providenciar informação atempada, rigorosa e fiável requerida ao nível Institucional e que sirva de suporte à análise e tomada de decisão.

Requisitos da Função e Perfil de Competências:

• Formação profissional na área de Secretariado e/ou Administrativa;
• Proficiência na utilização das ferramentas Microsoft Office;
• Domínio das atividades de gestão documental, física e digital;
• Excelente capacidade de comunicação oral e escrita em português;
• Conhecimentos básicos de línguas estrangeiras;
• Conhecimentos básicos de legislação portuguesa;
• Organização e gestão do tempo;
• Atenção ao detalhe;
• Discrição e confidencialidade;
• Flexibilidade e adaptabilidade;
• Trabalho em equipa.

Local de trabalho: Sermonde, Vila Nova de Gaia